naar hoofdpagina
Privacy

Privacy

Inleiding

Stichting PCPO Capelle-Krimpen (PCPOCK) verwerkt van al zijn leerlingen persoonsgegevens. PCPOCK vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. PCPOCK is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw kind. In deze privacy toelichting leggen wij u graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van uw kind omgaan.

Waarom verwerken wij gegevens van uw kind?

PCPOCK verwerkt persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school en om de leervorderingen bij te houden. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht.

Wij verwerken gegevens van uw kind voor het geven van onderwijs aan uw kind en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.

Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. (Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal).

Welke gegevens verwerken wij van uw kind?

Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als ouders hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u weigert de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om uw kind in te kunnen schrijven bij  PCPOCK.

Welke persoonsgegevens wij van uw kind verwerken kunt u terugvinden onderaan deze toelichting bij Categorieën van persoonsgegevens.

Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van uw kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. PCPOCK  zal u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.

Met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook gegevens van religieuze of levensbeschouwelijke aard. Deze gegevens zijn bijvoorbeeld nodig voor het verstrekken van bijvoorbeeld een vrije dag vanwege een religieuze feestdag. Hiernaast worden deze gegevens ook binnen PCPOCK gebruikt voor het genereren van geanonimiseerde statistieken. PCPOCK  zal u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.

Hoe gaan wij om met de gegevens van uw kind?

Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.

In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband en accountant.

Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratie systeem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van PCPOCK. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.

Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.

De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. Een overzicht van deze bewaartermijnen vindt u in onderstaand overzicht.
 

Gegevens

Bewaartermijn na verlaten van de school

Gegevens over verzuim en afwezigheid

5 jaar

Gegevens in- en uitschrijving (noodzakelijk voor berekening van bekostiging)

5 jaar

Gegevens in het leerling dossier    

2 jaar

Gegevens met betrekking tot bezwaar-, klachten- of gerechtelijke procedure

5 jaar

Gegevens over het gebruik van ICT-middelen en het schoolnetwerk    

6 maanden

 

Welke rechten heeft u als ouder?

Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens.  Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Leerlingen en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken. U kunt een dergelijk verzoek per e-mail indienen bij de schooldirecteur.

Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van PCPOCK. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.

Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.

Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.

PCPOCK zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.

Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd opheldering vragen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming (zie de contactgegevens bovenaan deze toelichting). Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Opsomming van de categorieën van persoonsgegevens:

Categorie

Toelichting

1. Contactgegevens

1a: naam, voornaam, e-mail;
1b: geboortedatum, geslacht;
1c: overige gegevens te weten:

adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel andere voor communicatie benodigde gegevens.

2. Leerling nummer

Een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder categorie 1.

3. Nationaliteit en geboorteplaats

 

4. Ouders, voogd

Contact gegevens van de ouders/verzorgers van leerlingen (naam, voornaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel e-mailadres) en de gezinssamenstelling.

Opleiding, afkomst en nationaliteit van de ouders.

5. Medische gegevens

Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling, voor zover deze van belang zijn bij het nemen van aanvullende maatregelen om goed onderwijs te kunnen volgen (bv. extra tijd bij toetsen).

 

Hiernaast wordt ook opgeslagen:

  • Huisarts
  • Zorgverzekeringsmaatschappij en polisnummer

6. Godsdienst

Gegevens over de religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging en/of stroming. Deze gegevens zijn bijvoorbeeld nodig voor het verstrekken van bijvoorbeeld een vrije dag vanwege een religieuze feestdag. Hiernaast worden deze gegevens ook binnen PCPOCK gebruikt voor het genereren van geanonimiseerde statistieken. PCPOCK  zal u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.

7. Onderwijskundige gegevens

Gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs en de behaalde leerresultaten te weten:

  • Toetsgegevens (van zowel methodegebonden toetsen als methode onafhankelijke toetsen)
  • Gegevens m.b.t. Sociaal- emotionele ontwikkeling
  • Gegevens m.b.t. gedragsontwikkeling
  • Gegevens m.b.t. specifieke begeleiding van de leerling in hulp- en/of handelingsplannen (inclusief ontwikkelperspectief)
  • Afwezigheidsregistratie
  • Schoolloopbaan (Leerjaar, groep en subgroep(en)

8. Financiën

(Vrijwillige) bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten.

9. Beeldmateriaal

Foto’s en videobeelden van activiteiten van de school op basis van toestemming.
Let op: Voor pasfoto voor identificatiedoeleinden is geen toestemming nodig.

10. Leerkracht(en), zorgcoördinator, intern begeleider, externe begeleider(s)

Gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen

11. BSN (PGN)

In het onderwijs heet het BSN het persoonsgebonden nummer (PGN). Ook wel onderwijsnummer genoemd. Het PGN is hetzelfde nummer als het BSN. Scholen zijn verplicht het PGN te gebruiken in hun administratie.

Functionaris Gegevensbescherming

 
Contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming? Stuur dan een e-mail naar fg@stichtingpcpo.nl.