Ouders en de Stichting PCPO Capelle - Krimpen

De scholen van de Stichting PCPO Capelle - Krimpen realiseren zich dat ouders kinderen aan hen toevertrouwen. Door goede contacten met de ouders te onderhouden zijn de scholen en het bestuur zijn deze in staat de kinderen goed te begeleiden. Regelmatig stellen de scholen ouders in de gelegenheid op de hoogte te geraken van de ontwikkelingen van de kinderen.

Ouders kunnen de scholen ook ondersteunen in hun werkzaamheden. Aan iedere school is een ouderraad verbonden. De leden van de ouderraad overleggen met het personeel van de school over de activiteiten die op de school gepland zijn. De ouderraad werkt volgens een eigen reglement onder auspiciën van de Medezeggenschapsraad.

Ouders hebben ook de mogelijkheid het beleid van de school te beoordelen. Als ouder kunt u zich verkiesbaar stellen voor de Medezeggenschapsraad (MR), die aan iedere school is ingesteld. De MR oordeelt voor veel beleidszaken, zoals de hoogte van de ouderbijdrage, de vakantieregeling, de wijze waarop de school het geld besteedt. In iedere schoolgids staat de namen van de Medezeggenschapsleden die u kunnen informeren over het werk van de MR.

De Medezeggenschapsraden hebben een deel van hun bevoegdheden overgedragen aan een Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR). Als er onderwerpen aan de orde komen die voor alle scholen gelden, oordeelt de GMR over het beleid. Te denken valt aan bestuurlijke samenwerking, de vakantieregeling en dergelijke. Voor meer informatie kunt u terecht op de betreffende pagina.

De procedures rondom het leerlingdossier roepen wel eens vragen op bij scholen of ouders. Hoe lang moet elk onderdeel bewaard worden en hoe werkt het inzagerecht van ouders? Hieronder vindt u de belangrijkste spelregels met betrekking tot het leerlingdossier.

Het leerlingdossier is een dossier dat een school bijhoudt over een kind. Het leerlingdossier bestaat uit de leerlingadministratie, een onderwijskundig rapport en soms ook een psychologisch rapport. De leerlingadministratie bevat gegevens over verzuim, in- en uitschrijving en gegevens van leerlingen en hun ouders die nodig zijn voor het berekenen van de bekostiging. Het onderwijskundig rapport geeft inzicht in de resultaten van een leerling, zijn houding, het schooladvies en eventuele aandachtspunten. De precieze invulling van het rapport is niet wettelijk vastgelegd. Wanneer een kind heeft deelgenomen aan een psychologisch onderzoek, worden de resultaten hiervan bij het leerlingdossier gevoegd.

De bewaartermijnen
De twee componenten van het leerlingdossier hebben eigen bewaartermijnen. De leerlingadministratie moet vijf jaar worden bewaard nadat de leerling is uitgeschreven. De gegevens voor het berekenen van betalingen moeten worden vernietigd binnen acht weken nadat de leerling van school is. Het onderwijskundig rapport en het psychologisch rapport dienen te worden vernietigd binnen twee jaar nadat een leerling van school is. Een school voor voortgezet onderwijs (VO) kan bij de toelating van een kind vragen om inzage in het psychologisch rapport. De school kan het rapport gebruiken om het kind zo goed mogelijk op te vangen. De VO-school bewaart het rapport tot minimaal drie jaren en maximaal vijf jaren nadat het kind de school heeft verlaten. Na deze bewaartermijn kan de school de gegevens vernietigen of aan de ouders meegeven.

Het inzagerecht van ouders
Ouders hebben als wettelijk vertegenwoordiger van hun kind recht op inzage in het leerlingdossier. Ouders kunnen een afspraak met de school maken om het dossier in te zien. Hierbij is altijd iemand van de school aanwezig in verband met de privacy van anderen. Ouders mogen een kopie opvragen van het dossier en onjuiste informatie laten verbeteren of verwijderen. Ouders ontvangen een afschrift van het onderwijskundig rapport wanneer hun kind naar het voorgezet onderwijs gaat.

Inzage door derden
In enkele gevallen is de school verplicht om gegevens uit het leerlingdossier aan derden te geven. Dit is bijvoorbeeld het geval bij: de aanvraag van een leerlinggebonden budget (rugzakje); de plaatsing van de leerling op een school voor speciaal onderwijs; de overgang naar een andere school, bijvoorbeeld het voortgezet onderwijs. Voor de overige gevallen moeten de ouders eerst toestemming geven voordat derden gegevens uit het leerlingdossier van hun kind mogen inzien.